Arbeiten mit Schlagwörtern

zum Handbuch-Inhaltsverzeichnis
zur Startseite

Bibliographix bietet Ihnen eine Reihe von Suchfunktionen, die auf der Verschlagwortung von Notizen und Literaturquellen aufbauen. Die Bedeutung der Schlagwort-Funktion erschließt sich bei kleineren Datenbanken häufig nicht, weil der Bestand an Literaturquellen bzw. Noti­zen so klein ist, daß Sie ihn letztlich „im Kopf“ haben oder schnell durchscrollen können. Bei mehr als zwei- dreihundert Daten­sätzen wird sich das ändern und Sie werden beginnen, den Überblick zu verlieren. An dieser Stelle unterstützt Sie die Software.

Schlagwörter definieren und zuweisen

Klicken Sie Bearbeiten – Schlagwort an. Dieser Befehl ruft das Schlagwort-Fenster auf.

Mit dem Befehl Neu können Sie die (anfangs leere) Liste mit Begriffen füllen. Diese Begriffe müssen ein Wort sein. „game theory“ wären zwei Wörter. Wenn Sie keinen ein-Wort-Begriff finden, können Sie auch  „GameTheory“ verwenden, wobei die Groß/Kleinschreibung ignoriert wird.

Die Zahlen in Klammern, die hinter den Begriffen stehen, geben die Häufigkeit, mit der die Begriffe auf den Daten­sätzen vorkommen, an. Es gibt kein eigenes Schlagwortfeld. Daher kann ein neues Schlagwort bereits Treffer anzeigen, weil es im Titel oder den Anmerkungen vorkommt. Wenn Sie

Maynard Smith, John. Evolution and the Theory of Games, Cambridge: Cambridge Univ. Press, 1983.

als Quelle in Ihrer Datenbank haben, und „Evolution“ eines Ihrer Schlagwörter ist, müssen Sie diese Quelle nicht extra unter diesem Begriff verschlagworten, weil sie offensichtlich etwas mit Evolution zu tun hat. Da die Software auch bei Schlagwörtern nach Fragmenten sucht, würden Datensätze, die den Begriff „Revolution“ beinhalten, auch unter „Evolution“ angezeigt werden. Bibliographix folgt hier der Maxime „lieber 10 Treffer zu viel anzeigen als zu wenig“.

Um einen Begriff aus der Liste als Schlagwort zu vergeben, setzen Sie mit der Maus ein Häkchen vor den Begriff. Die Begriffe, die schon Teil des Datensatzes sind, haben schon ein Häkchen. Mit Speichern fügen Sie die neu ausgewählten Begriffe den Anmerkungen hinzu. Mit Abbrechen verwerfen Sie die Änderungen.

Widerstehen Sie dem Impuls, die Liste mit möglichst vielen, differenzierten Begriffen zu füllen. Selbst sehr große Datenbanken mit 10.000 und mehr Datensätzen können mit 50-80 relativ breiten Begriffen gut verwaltet werden. Im Gegenteil: Je länger die Liste ist, umso unübersichtlicher wird sie. Halten Sie sich an folgende Daumenregel: Wenn die Liste zu lang ist, um komplett auf einmal angezeigt zu werden, ist sie zu lang.

Wahrscheinlich werden Sie im Lauf der Zeit Ihre Schlagwortliste überarbeiten, denn Schlag­wörter, die „nie“ vergeben werden, sind wenig nützlich, weil sie die Liste unnötig aufblähen. Schlagwörter, die „immer“ vergeben werden aber auch, weil sie die Suche kaum fokussieren. Solche Begriffe finden Sie über die Häufigkeitsanzeige, d.h. die Zahl, die in Klammern hinter dem Begriff steht.

Um einen Begriff aus der Liste zu entfernen, klicken Sie Schlagwort aus Liste entfernen. Dieser Befehl löscht den Begriff nur aus der Liste. In den Notizen und Literaturquellen bleibt er stehen. Dort stört er auch nicht und kann immer noch über die Volltextsuche gefunden wer­den. Nur eben nicht mehr über die Schlagwortliste, weil der Begriff dort nicht mehr aufgeführt wird.

Falls Sie aus Versehen einen unpassenden Begriff angeklickt und abgespeichert haben, den Sie nicht mehr im Datensatz haben möchten, löschen Sie den Begriff einfach aus dem Anmerkungstext. Er wird dann auch nicht mehr in der Liste als angekreuzt angezeigt.

Ähnlich Verschlagwortete suchen

Auf der Registerkarte Start finden Sie die Rubrik ähnlich Verschlagwortete Suchen. Dort werden alle Schlagwörter des aktuellen Datensatzes angezeigt. Wenn Sie ein Häkchen bei einem (oder mehreren) Schlagwörtern setzen, wird eine Suche nach diesem/diesen Schlagwörtern gestartet. So können Sie schnell ähnlich andere verschlagwortete Datensätze finden.

Mit der Drill-Down-Suche nach Schlagwörtern suchen

Die Drill-Down-Suche setzt auf der Verschlagwortung der Datensätze auf. Sie rufen diesen Befehl über Ansicht – Drill-Down auf.

Eine Liste aller Schlag­wörter wird am linken Fensterrand angezeigt. Gleichzeitig wird die Häufigkeit, mit der das Schlagwort in den Notizen bzw. Literatur­quellen vor­kommt, aufgelistet. In der abgebildeten Suche wissen Sie schon vorher, daß Biologie 80 mal in der Datenbank vorkommt und Arbeitsmarkt 386mal.

Mit einem Klick auf einen Begriff (in diesem Fall „Biologie“) werden die Treffer für dieses Schlagwort angezeigt. Gleichzeitig listet die Software die Schlagwörter auf, die in Kombination mit Biologie vor­kommen. Das Schlagwort Arzneimittel kommt in der Datenbank zwar 167 mal vor, aber nie in Kombination mit Biologie. Also wird es in der zweiten Liste nicht aufgeführt. Das Schlagwort Entscheidung kommt zwar insgesamt 172mal vor, aber nur 6mal in Kombination mit Biologie.

Wenn Sie die Suche verfeinern wollen, klicken Sie das zweite Schlagwort an. Auch hier wissen Sie schon vorher, wie viele Treffer Sie erhalten werden, z.B. 24 Treffer für die Kom­bination mit Ethik. Liefert auch die Kombination zweier Schlagwörter eine unüber­sichtlich lange Liste, können Sie die Suche auf die gleiche Weise weiter eingrenzen. Hierbei ist es vollkommen egal, mit welchem der beiden Schlagwörter Sie anfangen.

Vorschläge

Wenn Sie diese Option aktivieren, sucht das Programm ähnliche Notizen bzw. Literatur­quellen, basierend auf Ihrer Verschlag­wor­tung. Die Vorschläge werden links im Fenster angezeigt. Erfahrungsgemäß ist ein Drittel der Vorschläge banal und ein Drittel irrelevant. Aber das dritte Drittel liefert Ihnen Denkanstöße. Das ist der Sinn dieser Funktion.

Der Unterschied zur schnellen Schlagwortsuche ist, daß Sie dort festlegen müssen, nach welcher Schlagwortkombination gesucht werden können, während hier, bei den Vorschlägen nach der Anzahl gemeinsamer Schlagwörter sortiert wird. Wenn Sie vier Schlagwörter auf einer Quelle oder Notiz vergeben haben, werden alle anderen Datensätze, die drei Schlagwörter mit dieser Quelle/Notiz gemeinsam haben, hintereinander aufgelistet, unabhängig davon, welche drei Schlagwörter das sind.