Datenimport

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Die Funktionen, mit denen Sie Literaturdaten aus anderen Quellen importieren können, finden Sie auf der Registerkarte Daten.

Formate

Es gibt eine Handvoll Standardformate für den Austausch von Literaturdaten. Bibliographix kann Daten in RIS, Refer und BibTeX importieren. Alle brauch­baren Literaturverwaltungen unterstützen mindestens eines dieser Formate. Wenn Sie nicht sicher sind, in welchem Format die Daten vorliegen, zeigen Ihnen die drei Beispiele, wie die Formate jeweils aufgebaut sind. Die Daten werden als ganz normale Textdateien abgespeichert, die Sie mit einem Editor aufrufen können.

Refer
RIS
Endnote

Wenn Sie die Wahl haben, sollten Sie RIS verwenden. Refer liefert weniger Informationen und BibTeX existiert in vielen verschiedenen Dialekten, die evtl. nicht richtig übersetzt werden.

Eine in der Humanmedizin sehr wichtige Datenbank ist Medline.

Medline

Bibliographix kann dieses Format ebenfalls einlesen.

Import über die Zwischenablage

Wenn Sie eine Datei im RIS- oder Refer-Format geöffnet haben, können Sie den Datensatz mit der Maus markieren, mit STRG+C in die Zwischenablage kopieren und mit der Schaltfläche Zwischenablage in der Rubrik Import auf der Registerkarte Daten einlesen. Es ist egal, ob die Daten im RIS- oder Refer-Format vorliegen. Das Programm identifiziert das Format und importiert dann die Daten.

Import aus Google Scholar

Google Scholar ist eine sehr umfassende Quelle für die bibliographischen Angaben von Zeitschriftenartikeln und Büchern. Mit Bibliographix können Sie diese Informationen in Ihre Datenbank herunterladen, ohne sie per Hand eintippen zu müssen. Um das zu tun, starten Sie eine Suche in Google Scholar. Sie erhalten dann im Browser eine Liste mit Treffern, die wie folgt aussehen.

In der Google-Scholar Fußzeile finden Sie das Zitier-Icon

Wenn Sie es anklicken, wird ein Unterfenster angezeigt, daß die Quelle formatiert anzeigt. Klicken Sie das RefMan Link an. Das ist die Google-Bezeichnung für das RIS-Format. Ein Editor-Fenster wird sich öffnen, in dem die bibliographischen Daten im RIS-Format angezeigt werden. Das ist das Format, das für den Datenaustausch am besten funktioniert.

Markieren Sie den ganzen Datensatz (von TY… bis ER) und kopieren ihn mit der Tastenkombination STRG+C in die Zwischenablage. Jetzt klicken Sie in Bibliographix auf der Registerkarte Daten in der Rubrik Import das Icon Zwischenablage. Bibliographix holt sich den Datensatz aus der Zwischenablage, analysiert das Format, legt einen neuen Datensatz an und importiert die Daten.

Alternativ können Sie diesen Datensatz auch als Datei abspeichern und so, wie gleich beschreiben, importeren. Da diese Datei aber genau einen Datensatz enthält, ist die Benutzung der Zwischenablage vermutlich schneller als „Speichern – Öffnen – Importieren“.

Import aus einer Datei

In den meisten Fällen liegen die Daten in einer Datei vor. Wenn Sie die Schaltfläche Datei in der Rubrik Import auf der Registerkarte Daten anklicken, wird ein Datei-Öffnen-Dialog angezeigt, mit dem Sie die Datei, die die Literaturdaten enthält, öffnen können. Bitte beachten Sie, daß Bibliographix die Original-Datenbanken von Endnote oder Citavi nicht direkt lesen kann. Sie müssen mit diesen Programmen zuerst eine Datei im RIS- oder Refer-Format als Zwischenformat erzeugen, die Sie dann in Bibliographix einlesen können. Eine andere Bibliographix-Datenbank können Sie direkt öffnen.

Die Software liest die Datei ein und zeigt den Inhalt in einem Unterfenster an. Sie können beide Datenbanken durchsuchen, indem Sie, wie gewohnt, einen (oder mehrere) Such­begriffe eingeben. So können Sie prüfen, ob eine Quelle, die Sie importieren möchten, vielleicht schon in der Datenbank vorhanden ist.

Sie können nun einen Datensatz aus der externen Datei mit der Maus auswählen und über eine Quelle importieren oder mit einem Klick auf alle Quellen den Inhalt der gesamten Datei Ihrer bestehenden Bibliographix-Datenbank hinzufügen.

Eine RIS-Datei in Endnote erzeugen

Wie gesagt kann Bibliographix eine Endnote-Datei nicht direkt einlesen sondern verwendet RIS als Zwischenformat. Als erstes müssen Sie daher Ihre Endnote-Datenbank exportieren. Wählen Sie in Endnote den Output-Style RefMan (RIS) aus und exportieren die Datenbank in diesem Stil. Damit erzeugen Sie eine Textdatei im RIS-Format, die Sie, wie beschrieben, in Bibliographix öffnen und ganz/teilweise importieren können.

Eine RIS-Datei in Citavi erzeugen

So wie bei Endnote-Datenbanken verwendet Bibliographix RIS als Zwischenformat für das Einlesen von Daten aus Citavi. Als erstes müssen Sie Ihre Citavi-Datenbank exportieren. Wählen Sie in Citavi im Menü Datei den Befehl Exportieren. Wählen Sie aus, welche Datensätze exportiert werden sollen (typischerweise alle Titel) und wählen RIS als Exportformat und Datei als Ausgabeort.

ISBN Online-Suche (Windows-Version)

Wenn Sie einen neuen Datensatz für ein Buch anlegen wollen und die ISBN kennen, geht es unter Windows noch einfacher. Legen Sie auf der Registerkarte Start in der Rubrik neuer Datensatz mit Quelle einen leeren Datensatz an. Das Titeldatenformular wird aufgerufen. Geben Sie dort die ISBN in das dafür vorgesehene Feld ein und klicken das ISBN– Icon.

Diese Schaltfläche gibt es nur in der Windows-Version. Mac und Linux unterstützen die Abfragesoftware nicht, die im Hintergrund gestartet wird. Was jetzt hoffentlich passiert ist, daß kurz ein Fenster aufpoppt und verschwindet und nach etwa 10 Sekunden das Formular automatisch ausgefüllt wird. Im Hintergrund fragt ein Zusatzprogramm den Gemeinsamen Verbundkatalog (GVK) ab. Das ist der deutschlandweit größte Zusammenschluß von Hoch­schul­bibliotheken. Prüfen Sie, ob die Daten korrekt sind und speichern den Datensatz ab.

Wenn (auch bei anderen Titeln, die vorhanden sein müßten) keine Daten heruntergeladen werden, ist die wahrscheinlichste Ursache, daß Sie hinter einem Hochschul-Firewall sitzen, der den Port 210 für Sie gesperrt hat. Stellen Sie sich diesen „Port“ wie eine Radiofrequenz vor. Der GKV benutzt diesen Port. Die meisten Benutzer brauchen nur den Port 80, über den alles in ihrem Browser abläuft. Viele Administratoren schalten daher alle Ports, bis auf diesen einen, ab. Wenn Sie mit der Botschaft „Ich brauche den Port 210“ zu Ihrem Admin gehen, sollte der verstehen, was Sie möchten.

Alternativ können Sie in der Rubrik Daten auch das GBV-Icon anklicken. Dieses Icon ruft einen Dialog auf, in den Sie die ISBN eingeben. Der GBV wird online abgefragt und ein neuer Datensatz mit den heruntergeladenen Daten angelegt und angezeigt.

Import aus älteren Bibliographix-Versionen

Die neueren Versionen von Bibliographix (ab dem Jahr 2014) können die Datenbanken der älteren Versionen direkt öffnen. Noch bis Version 9 aus dem Jahr 2013 benutzte Biblio­graphix noch einen anderen technischen Unterbau und lief nur unter Windows. Daher ist der Umstieg von dieser (oder noch älterer) Version etwas aufwendiger. Sie brauchen dazu ein Konvertierungsprogramm und ein paar Zusatzdateien, die Sie von http://www.bibliographix.net/convertbx9.zip herunterladen können. In dieser .zip-Datei finden Sie auch ein detailliertes Kochrezept, wie Sie weiter vorgehen.