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Handbuch / Schlagwörter
hier geht es weiter:
| Wozu Schlagwörter? | Warum eine Verschlagwortung Ihrer Daten nützlich ist |
| Wie viele Schlagwörter? | Eine Daumenregel für den Umfang der Schlagwortliste |
Schlagwörter sind eine Liste von Begriffen, mit denen Sie einen Datensatz (sei es Notiz oder Quelle) kennzeichnen können. Um Synonyme und Tippfehler zu vermeiden, müssen Sie diese Begriffe nicht per Hand eintippgen, sondern können eine Liste erstellen und mit einem Klick aus dieser Liste auswählen.
Eine Schlagwortliste erstellen
Um die Liste aufzurufen, klicken Sie Bearbeiten - Schlagwort oder drücken Sie F6. Diese Liste ist anfänglich leer und Sie können ein Schlagwort mit einem Klick auf das neu-Icon erzeugen.
Die Zahlen hinter den Schlagwörtern stellen die Häufigkeit dar, mit der das Schlagwort in der Datenbank vorkommt. Wenn Sie ein Schlagwort neu definieren, kann es sein, dass die angezeigte Häufigkeit nicht Null ist. Der Grund ist, dass ein Schlagwort als „vergeben“ gezählt wird, wenn es irgendwo im Datensatz vorkommt, z.B. im Titel einer Publikation.
Angenommen, Sie haben das Buch
Ayer, Alfred J. Sprache, Wahrheit und Logik, Stuttgart: Reclam, 1987
in Ihrer Datenbank und definieren das Schlagwort Logik. Dieses Buch hat den Begriff im Titel und ist damit automatisch verschlagwortet, obwohl Sie dieses Schlagwort noch kein einziges Mal aktiv vergeben haben.
Sie können die Schlagwortliste jederzeit bearbeiten und Begriffe aus der Liste entfernen. „Entfernen“ bedeutet hier, dass der Begriff nicht mehr in der Liste aufgeführt wird. Auf den Datensätzen ist er weiterhin vorhanden. Der Titel des Buchs von Ayer würde sich nicht ändern.
Die Begriffe müssen ein Wort sein. game theory wären also zwei Schlagwörter. Vielleicht ist es eine gute Idee, den Begriff so zu zerlegen, aber Sie könnten auch GameTheory verwenden.
Einen Datensatz verschlagworten
Um ein Schlagwort zu vergeben, setzen Sie einfach ein Häkchen vor den Eintrag in der Liste, die Sie über F6 bzw. Bearbeiten - Schlagwort aufrufen. Dieser Klick fügt den Begriff an das Ende des Anmerkungsfelds an.
Um einen Datensatz zu „ent-verschlagworten“ entfernen Sie den Begriff aus dem Anmerkungstext. Das macht die Software nicht automatisch, weil das eventuell Chaos verursacht. Bei dem erwähnten Buch von Ayer kann man Logik ja nicht einfach aus dem Titel entfernen.
Die für eine Notiz oder Quelle vergebenen Schlagwörter werden auf der Registerkarte Start angezeigt.
Über Schlagwörter suchen
Die einfachste Möglichkeit, verschlagwortete Datensätze über die Schlagwörter zu finden ist die Standardsuche. Mein Beispiel oben war das Schlagwort
Logik
Wenn Sie dieses Schlagwort in das Suchfeld eingeben, werden alle Datensätze angezeigt, in denen „Logik“ irgendwo vorkommt.
Darüber hinaus bietet die Software mehrere Suchfunktionen an, die speziell auf Schlagwörter hin zugeschnitten sind.
Ähnlich verschlagwortete Datensätze finden
Auf der Registerkarte Start werden unter Schlagwörter alle Begriffe angezeigt, mit denen der aktuelle Datensatz verschlagwortet ist. Im Beispiel sind das vier Begriffe. Wenn Sie ein Häkchen bei einem (oder mehreren) Begriffen setzen, wird eine Suche nach diesem/diesen Begriffen gestartet. Angenommen, Sie möchten nach der Kombination von „Musik“ und „Markt“ suchen, dann setzen Sie ein Häkchen vor diese Begrife und alle Datensätze, auf denen diese beiden Begriffe vorkommen, werden angezeigt. Wenn das nicht das gewünschte Ergebnis bringt, können Sie z.B. das Häkchen von „Markt“ wegnehmen und eines vor „Region“ setzen. Auf diese Weise können Sie Datensätze aus dem „Umfeld“ des aktuellen Datensatzes finden, auch wenn Ihnen dieses Umfeld gar nicht klar ist.
Drill Down
Vorschläge
Mit Suchen - Vorschläge rufen Sie ein zusätzliches Suchfenster auf. Es zeigt an, welche anderen Datensätze für diesen Datensatz auch noch relevant sein könnten. Auch diese Funktion basiert auf ihrer Verschlagwortung. Angenommen, ein Datensatz ist mit den Begriffen alpha, beta, gamma und delta verschlagwortet. Nun durchsucht die Software im Hintergrund die Datenbank und findet heraus, dass es noch zwei andere Datensätze gibt, die auch diese vier Schlagwörter haben und noch einen Datensatz, der zwei gleiche Schlagwörter (alpha und delta) hat und einen Datensatz, der auch zwei, aber andere zwei (beta und gamma) mit dem aktuellen Datensatz teilt. Diese Datensätze werden jetzt als Vorschlag angezeigt.
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